Klas Fjärstedt – analogt om digitalt

Det blir allt vanligare med aktivitetsbaserade kontor. Tanken med det upplägget är att det är arbetsuppgifterna som styr var du arbetar. Arbetssättet och kontorets sammansättning bygger på att man inte har egna fasta platser.

När alla har en bärbar dator och en mobiltelefon uppkopplade på wifi med mjukvara i molnet blir det enklare att vara flexibel. Den fysiska hårdvaran med stationära datorer och telefon och internet med kabel begränsade tidigare flexibiliteten.

Att inte ha samma plats från dag till dag fungerar för många olika roller inte minst administrativa. Men när det kommer till leveransteam, agila team, är det av vikt att de sitter tillsammans varje dag. En viktig del i ett agilt team är att underlätta och främja kommunikationen i teamet. Att sitta tillsammans är därmed en förutsättning. En utvecklare har vanligtvis större krav på dubblaskärmar och kraftfulla datorer vilket gör flexibiliteten mer utmanande.

Ett agilt team behöver:

• Ett eget utrymme
• Sitta tillsammans utan fysiska hinder, det ska vara lätt att se varandras skärmar
• Mycket yta för visualisering och skisser, gärna att alla väggar är white boards
• Tillgång till mötesrum
• Ledord:
  • tvärfunktionellt
  • visualisering
  • transparens

Det aktivitetsbaserade kontoret gör det enklare att hålla ordning och skapar därmed inte merarbete för att lösa sekundära behov. Ett sekundär behov kan vara att man först behöver sortera sina papper för att skapa ordning innan man kan ta del av informationen (primära behovet) i papperna vilket ger merarbete som inte skapar värde för kund. I och med att man inte har egna platser går det inte att samla på sig en massa utskrifter, pärmar och andra fysiska artefakter. Det främjar i sig metoden 5S som är framtagen av Toyota för att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. 5S är från början mer framtagen för fysik produktion men den går också att applicera i en kontorsmiljö. 5S: Sortera, systematisera, städa, standardisera, se till att ordningen följs.

Det aktivitetsbaserade kontoret främjar kommunikation, kreativitet och ordning. Låt det inte stå i vägen för leveransen.

För en projektledare brukar den egna magen vara en bra temperaturmätare kring läget i ett projekt.

För tillfället driver jag flera projekt varav ett med Scrum som metodik. Min mage är tydlig – den älskar Scrum.

Scrum fokuserar på affärsnyttan samtidigt som rollerna (produktägare, scrum master och teamet) och ceremonierna borgar för fungerande kommunikation i teamet, utveckling av team och metod och kontinuerlig statusrapportering i och med vår gemensamma tavla. Alla kan se läget i teamet – det är bara att komma förbi och titta på tavlan eller gå in i Jira. Ett  Japanska ordspråk lyder: Bättre att se en gång än att höra 100 gånger. Ceremonierna i Scrum motverkar visklek, överlämningar och kommunikation genom flera gränssnitt mellan sändare och mottagare. Det är bättre att gå till teamet en gång än att mejla 100 gånger.

En fungerade kommunikation, kontinuerlig status som visualiseras och ett statiskt team som får utvecklas är inte bara framgångsfaktorer i utvecklingen av produkten/tjänsten det är också drömmen för en projektledare. Det betyder nämligen att väldigt lite tid behöver gå åt att jaga information, ta fram och mejla statusrapporter och överlämna och starta upp nya utvecklare.

Varje dag arbetar Scrum-teamet med risk genom att ställa frågan vid det dagliga stå upp-mötet:  ”Är det något som hindrar oss?”. På studs fångar vi risken, utser en ansvarig och utreder vad vi kan göra för att mota risken. Inga risker hamnar i dokument långt ner i en mapp på servern. Risken fångas och alla kan se status kring den och bidra till att den blir löst. Magen gillar det.

I och med att teamet är samlat och sitter bredvid varandra kan vi prata med varandra ansikte mot ansikte. All kommunikation kring en user story sker i Jira och i Slack vilket gör att ingen information är låst kring någon person. Alla ser vad alla säger. Vi helt lägga mejlen åt sidan. Magen gillar det.

Mejl är annars både en tidstjuv och inte minst personberoende – vad händer med alla mejl om jag är borta ett par dagar? Ärenden har en tendens att bli liggande i mejlen. Vem har egentligen råd med det!?

Om magen får bestämma blir valet enkelt: Scrum och agila metoder.

Transformationen är nödvändig, men den har egentligen väldigt lite att göra med det digitala.

Tre nycklar till framgång:

• Värderingar från Lean – stötta en kultur av ständigt lärande och respekt för människan. Premiera innovation.
• Organisation runt kunden – eliminera kanal- och silotänk
• System- och produktutveckling med agila metoder – reducera time to marke och cost of delay.

Digitalt i sammanhanget är sekundärt. Det är ett verktyg, en kanal, en ny tjänst eller produkt. Det är nya sätt att kommunicera. Men digitalt är inte bärande i hur vi arbetar. Inte minst historien lär oss det. Lean kommer från TPS (Toyota Production System) som har anor från 1930-talet. Långt före digitaliseringen alltså.

Framgångsrika nya företag har valt att arbeta med agila metoder och värderingar från Lean eftersom det är naturligt och möjliggöra innovation, motiverade medarbetare och snabbhet. Lean och agilt är inte ett resultat av det digitala, snarare tvärtom. De som har kommit långt med sina start ups arbetar ofta i en digital kontext. Och en av deras framgångsfaktorer är hur de har valt att arbeta.

Att hela tiden arbeta med att utveckla sitt sätt att arbeta blir lika naturligt som att utveckla sin produkt eller tjänst. Spotify är inne på sin tredje (!) modell kring hur de arbetar. Utveckla produkten/tjänsten OCH utveckla sättet att arbeta.

Utmaningen för äldre företag i traditionella organisationsstrukturer blir att gå från silos och vattenfall till självstyrande team och organisation runt kunden. Det betyder ofta att roller försvinner men det behöver inte betyda att människor försvinner. Tvärtom. Lean och agila metoder handlar inte om att effektivisera bort människor det handlar om att effektivisera bort slöseri, höja kvalitén, ta till vara på varje människas potential och skapa förutsättningar för motiverade team och individer.

Leif Östling berättar om Scanias implementering av Lean: ”Under omställningen från ett ordergivande ledarskap till ett lärande fick Scania omplacera var tredje mellanchef.” Men ingen förlorade jobbet. http://weekend.di.se/intervjuer/veteranen-tar-ut-svangarna

När vi arbetar med agila metode pratar vi hellre om coachning och facilitering före traditionellt chefskap. Genom att flytta ner beslut på golvet har hierarkier spelat ut sin roll. Beslut på golvet kräver mod, transparens och förtroende i organisationen. I en föränderlig värld och i en agil process som uppmuntrar snabba iterationer behöver ledaren kunna improvisera. Och inte minst därför behöver ledarskapet vara på plats i teamen. Chefen bestämmer på håll. Ledaren faciliterar på plats och tillsammans bestämmer teamet vägen framåt.

I traditionella strukturer kommer vad vi ska göra uppifrån och hur från golvet. I transformationen byter de plats. Teamet svarar på vad och ledningen skapar förutsättningen för hur.

Själva transformationen blir alltså att transformera sig från en hierarkiskt styrd organisation till en platt snabbfotad agil med värderingar från Lean. Respekt för människan, ständig förbättring, att undvika slöseri och möjliggöra innovation – har det egentligen så mycket med digitalisering att göra? Handlar det inte mer om sunt förnuft och självbevarelsedrift? Släpp loss kraften – släpp loss transformationen!

Är det början på slutet för Apple som vi känner dem? Tror de får det svårt att behålla de brutala intäkterna de haft historiskt på både hårdvara och app-butik.

Tror att släppet av 7:an kommer sälja relativt måttligt. Den stora iPhone-massan ligger kvar på 6:an, byter batteri då och då och kör sina nytto-appar man vant sig vid. Som en bil man är nöjd med – man lägger pengarna på underhåll istället för att byta upp sig. Förresten aldrig varit enklare att laga en mobil. Har dykt upp en mängd reparatörer runt om. Klingar bra med en ökad medvetenhet kring att reparera istället för att slänga och köpa nytt.

7:an visar att det inte går att komma så mycket längre med en smartphone nu förutom lite bättre prestanda på funktioner som redan funkar ok för den stora massan. Och de alternativa märkena som kör Android är ifatt sedan länge. Android har för övrigt satt klorna i kidsen, och de blir ju vuxna snart … Att lägga 10 000 kr på en ny lur … nja. Mycket pengar för att vara hetast på skolgården/fikarummet. Innehållet är förresten hetare än hårdvaran. Pokémon/appar/innehåll är oberoende hårdvara – den som har mest poäng/fritid vinner osv.

Vad tror du?

I sommar testar jag att byta smartphonen mot en telefon.

Avkoppling kanske betyder nedkoppling? Med en smartphone i fickan har i alla fall jag svårt att koppla av. Vi får se om den nya telefonen hjälper till med det.

Trevlig sommar! 

En bransch blir inte digital bara för att produkten har blivit det. Lite har hänt sedan bokbranschen tog sina första stapplande steg mot den digitala verklighet som läsarna lever i. Efter att ha börjat digitalisera boken genom olika initiativ verkar man ha återvänt tillbaka till sin trygga kärnverksamhet – en nyhet (tryckt bok), som marknadsförs via en katalog, förpackas och säljs som en enhet för sig själv.

Kvar står läsarna och undrar vad som hände. Eller kanske vad som inte hände.

En miss många gör med det digitala är att gå i fällan och tro att behoven hos användarna är digitala. Behoven oavsett bransch och produkt är i stort sett de samma över tid, både före och efter en digitalisering. Det är fortfarande hunger som driver oss till att handla mat – inte analoga eller digitala matvarubutiker. Det är fortfarande det sociala samspelet som får oss att kommunicera med varandra – inte Facebook eller fikarasten. Det är fortfarande vår lust som får oss att lyssna på musik – inte kassettbandspelaren eller Spotify.

Digitalt skapar sällan nya behov. Men i den digitala verklighet vi nu lever i skapas det däremot nya sätt att tänka kring affärsmodeller och kommunikationskanaler.

Bokbranschen verkar ha stirrat sig blinda på ordet ”digitalt” istället för ordet ”behov”, vilket gör att de inte har kommit längre än till att se det digitala som något extra till en befintlig verksamhet. En extra kassa adderad till den befintliga affären, en extra kanal för kundservice att prata med kunderna i, en extra marknadsföringskanal för marknadsavdelningen att kommunicera i och ett extra format att släppa sin produkt i. Alltid något som adderas på en existerande modell.

Jämför man bokbranschen med andra branscher kan man se att de som har kommit längre har skapat helt nya affärsmodeller där digitalt inte bara är mer utan där det handlar om att göra annorlunda. Inte bara lägga till.

Bokbranschen har mycket att lära av sina kollegor inom film, teve och musik. Mycket handlar om hur man paketerar, prissätter, presenterar och kommunicerar berättelsen och karaktärerna.

Det är fortfarande väldigt svårt som konsument att förstå hur en pocketbok kan kosta 50 kronor medan samma innehåll som e-bok kostar 150 kronor. Den högre momsen på e-böcker räcker inte som förklaring.

Digitalisering behöver inte betyda ”att hitta på nytt” eller ”modifiera befintligt innehåll” med egenskaper som digitaliseringen tillför. ”Enhanced” e-böcker och appar i alla ära, men för den breda massan handlar det fortfarande om att konsumera berättelser och karaktärer. När Spotify marknadsför gamla klassiker paketerar och presenterar de dem som album, men för lyssnaren är det bara listor som konsumeras digitalt.

Idag kan jag konsumera Michael Connellys karaktär Harry Bosch som e-bok, pappersbok, ljudbok och som teve-serie. Många av de populära karaktärerna lever idag både i backlisten, i nyhetslistan och på teve via streamingtjänster. Har förlagen verkligen vänt och vridit på alla möjligheter som finns i att möta en succé som till exempel teve-serien ”Bosch”? Varsågod här kommer de första böckerna samlade i en e-bok för dig som bara sett teveserien. Finns det verkligen inga digitala initiativ som kan möta läsarnas och tittarnas stora intresse för karaktärer som Wallander, Beck och Wern när karaktären gör succé på teve? Backlisten är ju diger.

Digitaliseringen gör det möjligt att paketera produkten på ett dynamiskt sätt utan någon större produktionskostnad. Inte bara som en nyhet eller återutgiven som en pocket eller en e-bok.

När karaktärer får nytt liv och möter en ny och större målgrupp via teve blir behovet av en sådan enkel sak som en kronologisk läslista aktuell. Att enkelt få fram en läsordning baserat på tex karaktären Van Veeteren som bygger på utgivningsdatum rensad från olika bandtypers utgivningsdatum verkar vara omöjligt. Jag har i alla fall inte lyckats. Exemplet gäller alla bokserier. Läsaren vill läsa böckerna i rätt ordning vilket känns högst rimligt. Förlagen vill visa upp olika format. Läsarens behov borde få styra.

Den metadata som kallas ”Bokserie” eller ”Serie” i branschen används idag på ett märkligt sätt. På förlagens sajter går det inte att med den informationen få fram en lista sorterad på utgivningsdatum, det vill säga läsordning. På boklådorna online används ”Bokserie/Serie” som en sökparameter och ger inte en fullständigt samlad läslista i kronologisk ordning. Som användare får jag se insidan av förlagens och branschens it-system, inte ett resultat baserat på mina behov.

Jämför med om imdb.com skulle lista Meryl Streeps 77 filmer som hon har medverkat i som skådespelerska efter formatets (dvd, bio, video osv) utgivningsår istället för i kronologisk ordning baserat på premiärdatum. Eller om Spotify skulle lista Madonnas album efter format (cd, mc, vinyl) istället för utgivningsår för albumet. Hur användbart skulle det vara för merparten av användarna?

Vidare på temat inifrån och ut kan man verkligen fundera på utgivningscyklerna i bokbranschen. När jag kan konsumera alla nya avsnitt av ”House of Cards” eller för den delen ”Bosch” eller annan valfri teveserie på en och samma kväll, varför måste jag då vänta till en specifik årstid (!) för att konsumera mina favoritkaraktärer i bokform? Visst förstår jag att det har att göra med utgivningstakt och tid för översättning. Men det finns exempel på där böckerna är klara långt innan de släpps men som i alla fall inte når läsarna direkt utan anpassas till förlagens utgivningstakt, inte läsarnas intresse och omvärldens hype.

Det verkar vara vattentäta skott mellan bokbranschen och övrig media. I alla fall från bokbranschens håll. Som exempel har det redan skrivits spaltmeter kring den kommande filmatiseringen av Stephen Kings bokserie ”Det mörka tornet”. En påkostad Hollywood-produktion med några av de absolut hetaste skådespelarna för tillfället som Katheryn Winnick, Idris Elba och Matthew McConaughey. Lycka till med att försöka se en komplett läsordning och än mindre köpa och läsa böckerna digitalt. I en digital värld borde det vara en tacksam uppgift för ett förlag.

Och vad händer när karaktären och backlisten blir digital direkt via upphovsmannen, t ex Harry Potter via pottermore.com? Då är förlagen akterseglade redan från början.

Vem drar i gång bokbranschens svar på imdb.com med karaktärer och upphovsmän presenterade med kronologiska utgivningsdatum? Gärna med referenser mellan böcker och till andra medier som teve-serier och film. Metadatan sitter väl bokinfo.se redan på?

Det är dags att förlagen lyfter blicken från den senaste nyhetskatalogen och funderar kring läsarnas faktiska behov och önskemål i en uppkopplad och digital verklighet där vi samtidigt konsumerar karaktärer och berättelser över hela jordklotet.

Det förlagen borde fundera mer på är hur de kan:

• nå nya läsare när populära karaktärer blir film och teve-serier
• hålla backlisten vid liv
• möta nya målgrupper
• svara snabbare på trender i omvärlden
• paketera innehållet mer kreativt
• se över prissättningen
• tillgängliggöra innehållet snabbare

Svaret på ovan är digitalisering. Med innehållet och karaktärerna redan på plats borde det inte vara så svårt.

Sällan introducerar ny teknik nya behov. Framgångsrika tjänster är de som siktar in sig på att lösa användarnas befintliga behov. När vi utvecklar produkter och tjänster för människor, behöver vi förstå vad de har för drivkrafter, vad de har för behov och vad det är som hindrar dem idag.

Att ställa frågan app eller inte app blir därför inte relevant om vi inte först har tagit reda på användarna och kunderna behov.

Den nedgång vi nu ser i användandet av appar och framförallt nya appar har säkert en förklaring i att vi är allt bättre på att ställa oss de frågorna idag innan vi börjar fundera på app eller inte app. För ett par år sedan kunde viljan att ha en app på marknaden trumfa faktiska behov och efterfråga hos användarna.

App-boomen som drog igång med iPhone och App stores intåg på marknaden 2008 har den senaste tiden visat tecken på att vara över. Ny statistik visar att vi laddar ner allt färre appar. De få appar vi använder, använder vi väldigt ofta (framförallt sociala medier) och tillväxten i App store har börjat avta. recode.net skriver att våra telefoner är fulla av appar, men vi hämtar inga nya om det inte rör sig om Über eller Snapchat.

Annan statistik visar att de flesta användare av smarta mobiler laddar ner noll (0) nya appar varje månad.

Listan över 2015 års top 10 populäraste apparna visar också den på appar som tillfredsställer våra befintliga behov. I toppen ligger appar för sociala medier och kommunikation, teve och musik och kartor.

Top 10 populäraste appar 2015

1. Facebook
2. Youtube
3. Facebook messenger
4. Google search
5. Google play
6. Google maps
7. Gmail
8. Instagram
9. Apple music
10. Maps (Apple)

De appar som är populära idag svarar ofta upp till våra befintliga behov: jag vill kommunicera med en vän, jag vill spela ett spel, jag vill navigera från punkt a på kartan till punkt b, jag vill lyssna på musik, jag vill se på film osv.

Framgångsrika tjänster är ofta de som siktar in sig på att lösa användarnas befintliga behov. Så när du utvecklar nya tjänster studera omvärlden, dina kunder och användare och fundera på vilka existerade behov och beteenden du kan hjälpa till att lösa. Lösningen är sällan svaret på frågan app eller inte app.

Förra veckan hölls agilasverige.se för nionde året. För min del var det första gången på plats.

Agila Sverige är en konferens uppbyggd kring att deltagarna själva är med och delar kunskap via blixttal, open space och workshops.

Jag höll ett blixttal som jag baserade på ett tidigare blogginlägg kring barn och agila metoder – the kids are agile.

Bland annat detta tog jag med mig:

• Mkt inspirerande både att närvara och nätverka.
• Konceptet med 10 min pass funkar mkt bra. Det blir aldrig segt. Vill man djupa i nåt är det bara att fånga personen efter eller googla och läsa på.
• Var är HR!? Mentalt och fysiskt är de helt frånvarande även i detta sammanhang.
• Rollen agil coach verkar ha exploderat. Flera AGs från bla banker på plats.
• Spotify är inne på sin tredje (!) modell för Way of work (Spotify Rhythm). Utveckla way of work är en stor del av framgången!
• Den hierarkiska organisationsmodellen från Romarriket med silos är nästa stora utmaning att förändra. De traditionella organisationerna är byggda för stabilitet och effektivitet, inte för enkelhet och agilitet. Det pratas om ett antal nya olika teorier och modeller. Tex Telia utforskar http://sociocracy30.org/
• De flesta företag verkar har lååååång väg kvar kring att ta med användarna i utvecklingen. Pratade med en som var sysop för ett internt system (BI) för 800 användare. De har aldrig samlat in feedback från användarna …!

Hoppas vi ses nästa år på Agila Sverige!

När Usain Bolt för ett par år sedan skulle bli ännu bättre/snabbare tittade han på vilka hans svagheter på 100 meter var. Uppenbart för alla som har koll på Bolt är att han är bäst de sista 40 meterna, ingen är snabbar där medan han ofta är efter de första 40 meterna. Baserat på den insikten fokuserade han sin träning på att bli snabbare i starten. Ganska logisk prioritering kan tyckas spontant. Men resultatet blev att han började förlora. Han försämrade sig på totalen. Genom att fokusera sin träning på sina svagheter förlorade han effekt i sina styrkor medan förbättringarna kring svagheterna blev marginella.

Med den insikten korrigerade han sin träningen till att igen fokusera på styrkorna och bli ännu bättre där. Han må vara sist i starten men på upploppet är det ingen som slår honom, inte minst när han fokuserar sin träning på den delen.

Många företag behöver göra samma sak, det vill säga:

• Fokusera på kärnverksamheten (styrkorna)
• Arbeta prioriterat och fokuserat med kärnverksamheten (styrkorna)
• För det behövs en strategi -> vad är vår kärnverksamhet, vad är våra styrkor?
• Och stöd för att sätta upp en organisation och process som kan arbeta prioriterat och fokuserat med kärnverksamheten (styrkorna)

Det är inte ovanligt att företag går bort sig och tappar fokus på sina egna styrkor i kärnverksamheten. Det på ytan enkla i det digitala (slänga upp en sajt, göra en app, osv) kan ge en ofokuserad satsning där man konkurrerar med sina egna svagheter mot andra aktörers styrkor. Bara för att man kan göra betyder det inte att man ska göra. Som företag bör man istället addera sina styrkor in i någon annans ramverk. Om man tex har en bra produkt men inte är så bra på distribution av produkter är det troligen bättre att samarbeta med någon som har sin styrka i distribution istället för att försöka bli bättre på det med risk för att tappa fokus på sin produkt. Risken annars är att det blir mellanmjölk av allt.

I en värld av tyckare står UX för det vetenskapliga angreppssättet i den digitala utvecklingen. ”Jag vet inte” är varje seriös UX:ares vanligaste svar på en fråga för att i nästa andetag säga ”men låt oss tillsammans ta reda på det”. Och genom hypotesdriven utforskning med stöd av omvärldsanalys, kvalitativa och kvantitativ metoder testar och utvärderar UX:aren idéer för att snabbt få till en körbar prototyp som kan valideras med ännu mer data från användare. Precis som forskning handlar UX om att ständigt lära nytt och mer. Och om att testa, misslyckas och testa igen.

Samma tyckare som gärna direkt går från impuls till lösning utan att passera forskningen brukar också snabbt kommentera ett misslyckat utfall med ”Vad var det jag sa?”. Att ställa den frågan visar hur långt ifrån man är det tankesätt som den iterativa UX processen bygger på där lösningen ständigt ifrågasätts, utvärderas och utvecklas. Ett misslyckande är bara ett steg i processen, en till lärdom. I den iterativa UX processen stannar vi aldrig i misslyckandet utan ser det bara som ett steg på vägen. Därför blir frågan ”Vad var det jag sa?” hopplöst kontraproduktiv. Den passar helt enkelt inte in i en process som hyllar forskningens ständiga ifrågasättande och validerande.

”Vi kan veta något bara om det är både sant och möjligt att ha kunskap om”, skriver Daniel Khaneman i Tänka snabbt och långsamt.

“Vad var det jag sa?” sa du. “Jag vet inte” svarar jag. Men låt oss tillsammans ta reda på det.