Målet är inte metoden, metoden är medlet för att nå målet. När man anammar det Lean-Agila tankesättet ser man plötsligt att principerna och värderingarna är större än metoder och ramverk. Med ”Lean-Agila glasögon” tydliggörs goda exempel i sammanhang utanför produkt- och systemutvecklingskontexten. Jag har listat ett par exempel nedan.

Emmanuel Macron twittrar en önskan om fler personer ska försöka, ibland misslyckas men försöka igen. En uppmuntran som bland annat lirar med iterativ utveckling, feedback och ständig förbättring som vi känner igen i det Lean-Agila tankesättet.

IFK Norrköpings tränare Jens Gustafsson personifierar det moderna ledarskapet med klassiska Lean-agila principer som respekt för individen, ständig förbättring och utveckla processen och ”produkten” så kommer segrarna.

En klockren beskrivning på den ”T-formade” individen med förmågan att gå från ”ord till handling” syns i Kjerstin Dellerts motto: Tanke och handling i ett. En bättre beskrivning på en agil individ och ett agilt team är svår att hitta.

Petter Stordalen resonemang går rakt in i det Lean-Agila tankesättet som fångas i The SAFe House of Lean där bidra till samhället i stort och motivera genom att skapa värde större än organisationen beskrivs.

Läser man sin omgivning med Lean-Agila värderingar och principer som fond ser man också styrkan i synssättet. Oavsett om det är uttalat eller inte från den som sänder.

Att ett Lean-agilt tankesätt märks hos framgångsrika personer är inte konstigt egentligen. Det märkliga är att motsatsen – att teorier kring resursoptimerande projektorganisationer med ledarskap baserat på piska och morot fortfarande är tongivande. Ändå drivs fortfarande en mängd organisationer på det sättet. Hur är det möjligt?

Gå ut och omfamna det Lean-Agila synsättet. Du kommer se världen i nytt ljus.

Good examples of Lean-Agile principles can be found everywhere, even where it is not an expressed method.

When we focus on the same goals and fully exploit the potential of the team’s broad skills can we achieve amazing things. One basic win with teams is that the knowledge in the team is bigger then the knowledge of the individual.

In this example Doctors in war zones uses technology to reach out to experts all over the world so one doctor with the help from other doctors can treat patient beyond the limit of their own knowledge. A true Lean-Agile set up.

When we applying Lean-Agile principles and teamwork, the opportunity for spontaneous frequent collaborations is created in and between teams and knowledge go beyond the individual mind.

I och med automatiseringen och att fler och fler användare har tröttna på tekniken i sig (!) är det nygamla designmönster som gäller framöver. Användarna vill både behålla kakan och äta den – de vill få avkastning av vad tekniken kan ge men använda den mindre.

Den smarta telefonen har som myntet – två sidor. Dels en fantastisk väg in till kommunikation, kultur och förkovran men samtidigt en maskin som skapar beroenden, distanseras oss från verkligheten och gör oss ofokuserade. Istället för att vara i verkligheten och ta del av en upplevelse låter vi våra smarta telefoner vara ett onödigt filter mot omvärlden. Något som senast Jack White uppmärksammat och vill undvika då han förbjuder smarta telefoner på hans konserter. ”We think you’ll enjoy looking up from your gadgets for a little while and experience music and our shared love of it IN PERSON,” låter han hälsa.

När den smarta telefonen kom för 10 år sedan var upplevelsen i sig med telefonens fantastiska tekniska förmåga imponerande. Allt det man kunde göra från geo-positionering till taktil feedback var nytt och häftigt. Med tiden har själva artefakten smart telefon blivit ”normal” och appar kan inte längre konkurrera lika hårt på att erbjuda en fantastiska upplevelse i sig. Vi har blivit vana vid vad tekniken erbjuder och samtidigt börjat ställa nya krav mer kopplat till stabilitet och säkerhet.

Fler och fler har också identifierat sin relation till den smarta mobilen som osund och börjat reagera på den inverkad den har i våra liv. Vi använder i genomsnitt våra smarta telefoner ungefär fyra timmar om dagen – en fjärdedel av vår vakna tid. Är det rimligt?

Apples medgrundare Steve Wozniak längtar även han tillbaka till enkelheten: ”Jag vill att saker ska vara enkla och direkta. Våra smarta telefoner har blivit mer och mer komplicerade”. 

När fler och fler appar är bryggan in till upplevelsen spelar laddningstiden stor roll. När jag med en app ska tända och släcka lamporna i huset tar det flera sekunder för appen att ladda – jag vill bara så fort som möjligt utföra momentet tända/släcka. Laddningstiden för olika streamingtjänsters appar är påtaglig. Jag bryr mig inte om själva appen, jag vill bara så fort som möjligt komma åt innehållet – serierna. Laddningstid spelar roll.

De tjänster och produkter och den design som de förpackas i är svår att göra unik. Öppna API:er gör att alla kan erbjuda i stort sätt samma tjänster. Kvar blir då att konkurrera kring säkerhet, snabba laddningstider och stabilitet – traditionella tekniska designmönster som bland annat kräver modern och skalbar infrastruktur, invisteringar över tid i säkerhet och stabila driftmiljöer.

Vilka företag ska jag ge min data för att få tillbaka bästa elpris och lägst försäkrinspremie? Att tro att alla inte kommer erbjuda samma tjänster är nog fel – men alla har inte förmågan att erbjuda säkerhet, stabilitet och snabba laddningstider.

När användarna nu börjar vilja ha utdelningen av digitaliseringen inte bara i form av upplevelsen i sig utan av vad tjänsterna kan ge i form av automatiseringar börjar mer tratitionella tekniska designmönster spela en större roll. Med säkerhet, stabilitet och snabba laddningstider raktin i samtiden.

Hur hänger förvalta ihop med agil systemutveckling? Kanske inte alls.

Enligt SAOL betyder förvalta “ha an­svaret för ngt värde­fullt” 

I ordet ligger att ansvara för något befintligt statiskt, precis vilket förvalta är i en traditionell IT-miljö. Men adderar vi den Lean-agila värderingen och aktiviteten Kaizen (ständig förbättring) upphör förvaltningen att vara.

Ett system kan då bara befinna sig i tre stadier och behöver således hanteras i Lean-agila team med uppgiften att hantera alla tre delar.

Teamet kan:

Utveckla nya tjänster (system).

Optimera befintliga tjänster (system).

Avveckla befintliga tjänster (system).

Den traditionella förvaltningen ersätts här med optimering. Att statiskt bevaka system blir slöseri (huvudprincipen inom Lean är att eliminera slöseri) när teamet både utvecklar och ansvarar för optimeringen. Ständig förbättring innebär att det alltid finns saker att göra för att förbättra prestanda, kundnöjdhet, teknisk skuld osv. Och om det inte finns det återstår bara en aktivtet – att avveckla systemet.

Hur ser du på förvaltning?

Det blir allt vanligare med aktivitetsbaserade kontor. Tanken med det upplägget är att det är arbetsuppgifterna som styr var du arbetar. Arbetssättet och kontorets sammansättning bygger på att man inte har egna fasta platser.

När alla har en bärbar dator och en mobiltelefon uppkopplade på wifi med mjukvara i molnet blir det enklare att vara flexibel. Den fysiska hårdvaran med stationära datorer och telefon och internet med kabel begränsade tidigare flexibiliteten.

Att inte ha samma plats från dag till dag fungerar för många olika roller inte minst administrativa. Men när det kommer till leveransteam, agila team, är det av vikt att de sitter tillsammans varje dag. En viktig del i ett agilt team är att underlätta och främja kommunikationen i teamet. Att sitta tillsammans är därmed en förutsättning. En utvecklare har vanligtvis större krav på dubblaskärmar och kraftfulla datorer vilket gör flexibiliteten mer utmanande.

Ett agilt team behöver:

• Ett eget utrymme
• Sitta tillsammans utan fysiska hinder, det ska vara lätt att se varandras skärmar
• Mycket yta för visualisering och skisser, gärna att alla väggar är white boards
• Tillgång till mötesrum
• Ledord:
  • tvärfunktionellt
  • visualisering
  • transparens

Det aktivitetsbaserade kontoret gör det enklare att hålla ordning och skapar därmed inte merarbete för att lösa sekundära behov. Ett sekundär behov kan vara att man först behöver sortera sina papper för att skapa ordning innan man kan ta del av informationen (primära behovet) i papperna vilket ger merarbete som inte skapar värde för kund. I och med att man inte har egna platser går det inte att samla på sig en massa utskrifter, pärmar och andra fysiska artefakter. Det främjar i sig metoden 5S som är framtagen av Toyota för att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. 5S är från början mer framtagen för fysik produktion men den går också att applicera i en kontorsmiljö. 5S: Sortera, systematisera, städa, standardisera, se till att ordningen följs.

Det aktivitetsbaserade kontoret främjar kommunikation, kreativitet och ordning. Låt det inte stå i vägen för leveransen.

För en projektledare brukar den egna magen vara en bra temperaturmätare kring läget i ett projekt.

För tillfället driver jag flera projekt varav ett med Scrum som metodik. Min mage är tydlig – den älskar Scrum.

Scrum fokuserar på affärsnyttan samtidigt som rollerna (produktägare, scrum master och teamet) och ceremonierna borgar för fungerande kommunikation i teamet, utveckling av team och metod och kontinuerlig statusrapportering i och med vår gemensamma tavla. Alla kan se läget i teamet – det är bara att komma förbi och titta på tavlan eller gå in i Jira. Ett  Japanska ordspråk lyder: Bättre att se en gång än att höra 100 gånger. Ceremonierna i Scrum motverkar visklek, överlämningar och kommunikation genom flera gränssnitt mellan sändare och mottagare. Det är bättre att gå till teamet en gång än att mejla 100 gånger.

En fungerade kommunikation, kontinuerlig status som visualiseras och ett statiskt team som får utvecklas är inte bara framgångsfaktorer i utvecklingen av produkten/tjänsten det är också drömmen för en projektledare. Det betyder nämligen att väldigt lite tid behöver gå åt att jaga information, ta fram och mejla statusrapporter och överlämna och starta upp nya utvecklare.

Varje dag arbetar Scrum-teamet med risk genom att ställa frågan vid det dagliga stå upp-mötet:  ”Är det något som hindrar oss?”. På studs fångar vi risken, utser en ansvarig och utreder vad vi kan göra för att mota risken. Inga risker hamnar i dokument långt ner i en mapp på servern. Risken fångas och alla kan se status kring den och bidra till att den blir löst. Magen gillar det.

I och med att teamet är samlat och sitter bredvid varandra kan vi prata med varandra ansikte mot ansikte. All kommunikation kring en user story sker i Jira och i Slack vilket gör att ingen information är låst kring någon person. Alla ser vad alla säger. Vi helt lägga mejlen åt sidan. Magen gillar det.

Mejl är annars både en tidstjuv och inte minst personberoende – vad händer med alla mejl om jag är borta ett par dagar? Ärenden har en tendens att bli liggande i mejlen. Vem har egentligen råd med det!?

Om magen får bestämma blir valet enkelt: Scrum och agila metoder.

Transformationen är nödvändig, men den har egentligen väldigt lite att göra med det digitala.

Tre nycklar till framgång:

• Värderingar från Lean – stötta en kultur av ständigt lärande och respekt för människan. Premiera innovation.
• Organisation runt kunden – eliminera kanal- och silotänk
• System- och produktutveckling med agila metoder – reducera time to marke och cost of delay.

Digitalt i sammanhanget är sekundärt. Det är ett verktyg, en kanal, en ny tjänst eller produkt. Det är nya sätt att kommunicera. Men digitalt är inte bärande i hur vi arbetar. Inte minst historien lär oss det. Lean kommer från TPS (Toyota Production System) som har anor från 1930-talet. Långt före digitaliseringen alltså.

Framgångsrika nya företag har valt att arbeta med agila metoder och värderingar från Lean eftersom det är naturligt och möjliggöra innovation, motiverade medarbetare och snabbhet. Lean och agilt är inte ett resultat av det digitala, snarare tvärtom. De som har kommit långt med sina start ups arbetar ofta i en digital kontext. Och en av deras framgångsfaktorer är hur de har valt att arbeta.

Att hela tiden arbeta med att utveckla sitt sätt att arbeta blir lika naturligt som att utveckla sin produkt eller tjänst. Spotify är inne på sin tredje (!) modell kring hur de arbetar. Utveckla produkten/tjänsten OCH utveckla sättet att arbeta.

Utmaningen för äldre företag i traditionella organisationsstrukturer blir att gå från silos och vattenfall till självstyrande team och organisation runt kunden. Det betyder ofta att roller försvinner men det behöver inte betyda att människor försvinner. Tvärtom. Lean och agila metoder handlar inte om att effektivisera bort människor det handlar om att effektivisera bort slöseri, höja kvalitén, ta till vara på varje människas potential och skapa förutsättningar för motiverade team och individer.

Leif Östling berättar om Scanias implementering av Lean: ”Under omställningen från ett ordergivande ledarskap till ett lärande fick Scania omplacera var tredje mellanchef.” Men ingen förlorade jobbet. http://weekend.di.se/intervjuer/veteranen-tar-ut-svangarna

När vi arbetar med agila metode pratar vi hellre om coachning och facilitering före traditionellt chefskap. Genom att flytta ner beslut på golvet har hierarkier spelat ut sin roll. Beslut på golvet kräver mod, transparens och förtroende i organisationen. I en föränderlig värld och i en agil process som uppmuntrar snabba iterationer behöver ledaren kunna improvisera. Och inte minst därför behöver ledarskapet vara på plats i teamen. Chefen bestämmer på håll. Ledaren faciliterar på plats och tillsammans bestämmer teamet vägen framåt.

I traditionella strukturer kommer vad vi ska göra uppifrån och hur från golvet. I transformationen byter de plats. Teamet svarar på vad och ledningen skapar förutsättningen för hur.

Själva transformationen blir alltså att transformera sig från en hierarkiskt styrd organisation till en platt snabbfotad agil med värderingar från Lean. Respekt för människan, ständig förbättring, att undvika slöseri och möjliggöra innovation – har det egentligen så mycket med digitalisering att göra? Handlar det inte mer om sunt förnuft och självbevarelsedrift? Släpp loss kraften – släpp loss transformationen!

Är det början på slutet för Apple som vi känner dem? Tror de får det svårt att behålla de brutala intäkterna de haft historiskt på både hårdvara och app-butik.

Tror att släppet av 7:an kommer sälja relativt måttligt. Den stora iPhone-massan ligger kvar på 6:an, byter batteri då och då och kör sina nytto-appar man vant sig vid. Som en bil man är nöjd med – man lägger pengarna på underhåll istället för att byta upp sig. Förresten aldrig varit enklare att laga en mobil. Har dykt upp en mängd reparatörer runt om. Klingar bra med en ökad medvetenhet kring att reparera istället för att slänga och köpa nytt.

7:an visar att det inte går att komma så mycket längre med en smartphone nu förutom lite bättre prestanda på funktioner som redan funkar ok för den stora massan. Och de alternativa märkena som kör Android är ifatt sedan länge. Android har för övrigt satt klorna i kidsen, och de blir ju vuxna snart … Att lägga 10 000 kr på en ny lur … nja. Mycket pengar för att vara hetast på skolgården/fikarummet. Innehållet är förresten hetare än hårdvaran. Pokémon/appar/innehåll är oberoende hårdvara – den som har mest poäng/fritid vinner osv.

Vad tror du?